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Sistematizar..

Un gran paso para que tu negocio no dependa de ti.

Coach de Negocios, Enrique Medina M

Un sistema representa acciones y procesos que se hacen consistentemente y que te permiten ahorrar ya sea tiempo, dinero o energía, o una combinación de estos tres elementos. Cuando se implementan correctamente, los sistemas suelen ser los responsables de un negocio rentable que crece y se desarrolla sin ningún problema y depende cada vez menos de tí.

Ten presente que sistematizar no necesariamente significa incorporar tecnología sofisticada y costosa, puedes partir con cosas tan sencillas como implementar un guión para contestar el teléfono e ir escalando en los procesos que se llevan a cabo en tu empresa.

Recuerda…

Los Sistemas manejan tu negocio, la Gente maneja los Sistemas y Tú manejas a la Gente.

Pasos básicos para Sistematizar

1) Haz un diagrama detallado de tus procesos.

2) Documenta como se llevan a cabo. Pídele al miembro de tu equipo que actualmente desempeña esa función que escriba cada uno de los pasos para ejecutar en forma correcta esa tarea. Después esta persona deberá escoger a otro miembro del equipo para que desempeñe dicha tarea en base a los pasos escritos. Si es necesario, incorporar pasos adicionales para que la tarea se pueda ejecutar sin intervenciones.

3) Mide utilizando indicadores claves de desempeño. De esta manera podrás asegurarte que el sistema implementado funciona correctamente. Por ejemplo, si hablamos de ventas puedes medir indicadores como Número de prospectos, Tasa de conversión, venta promedio, entre otros.

4) Permítele al sistema cambiar / crecer. Asegúrate de que el sistema se auto corrija y que evolucione por si mismo.

Consejos finales

1) No hagas sistemas muy complejos o la gente no los implementará

2) Utiliza material de apoyo como fotos, videos, cintas. Esto puede ser tan simple como imprimir una página de la pantalla de tu computador o filmar a alguien realizando el trabajo que se quiere sistematizar.

3) Documenta tu sistema en un manual de operaciones o de políticas y procedimientos en un formato de fácil acceso. ¡Asegúrate que todos sepan donde esá!


Enrique Medina M (569) 9 7899532 enriquemedina@actioncoach.cl www.actioncoach.cl

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